Monitorar para Realizar

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Todo empresário sensato ou líder institucional deseja que sua organização gere o maior valor possível para todos envolvidos. Afinal, essa é a principal razão para toda empresa existir: atender necessidades ou satisfazer desejos de quem a busca como provedor, e recompensar quem investe e trabalha nela. Vendo de uma perspectiva simples de negócio, a organização deve ser eficaz para satisfazer seus clientes e eficiente para operar de maneira sustentável. Assim, recursos e atividades são colocados para produzir os resultados esperados; equilibrar essa equação dinâmica é o desafio básico da gestão, que demanda monitoração inteligente.

O monitoramento pressupõe indicadores-chave, que definem os desfechos esperados como benefícios concretos, e métricas para acompanhar o que contribui para torná-los possíveis. A correlação entre essas duas perspectivas e seu entendimento pelos envolvidos é fundamental para garantir foco e desempenho na organização. Geralmente, a tendência é prestar mais atenção aos meios do que aos fins, como medir quantidades e registrar atividades, em vez de se tomar os resultados esperados como guia. Enquanto não ficarem claros os objetivos finais do nosso investimento e trabalho, podemos ficar confusos e enfrentar falta de responsabilidade que impedirão a organização de alcançar o sucesso. A propósito, considerar a definição de sucesso no dicionário leva a essa mesma conclusão: “resultado favorável ou desejado; a realização de um objetivo ou propósito estabelecido”. Encadear métricas, que são significativas e orientam decisão, é fundamental!

Não se pode liderar ou gerenciar sem estabelecer metas e monitorar o progresso, pois ambos implicam aprendizagem. A resistência à monitoração é natural à natureza humana, portanto, leve a sério se quiser realmente ter sucesso, em todos os aspectos.

Projetos & Mudanças

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Projeto é um empreendimento com começo e fim pré-estabelecidos, que visa desenvolver uma solução para um problema ou atender a uma demanda específica. Suas características implícitas são a singularidade e alguma incerteza quanto aos resultados e condições para sua realização, que normalmente pressupõe criação ou mudança.

Considerando que o mercado é dinâmico, sujeito a mudanças de cenário regulatório, tecnológico e econômico, e os clientes são cada vez mais conectados e exigentes, é inevitável que para se manter competitivo, o negócio tenha que poder responder adequando-se ou criando algo novo. Na mesma linha, seja pela tendência natural de acomodação ou pela disponibilização de novos conhecimentos e recursos, faz-se necessário revisar periodicamente os processos em busca de maior eficiência, pois custos improdutivos agridem a margem de lucro e ameaçam a sustentabilidade.

É normal existir nas empresas várias iniciativas em curso, nem sempre chamadas de projetos. Podem surgir com diferentes pessoas e departamentos, além daquelas formalmente reconhecidas como projetos, com orçamento e planos atrelados. De qualquer forma, vão consumir recursos e disputar atenção das pessoas, que se não for gerenciado considerando prioridade, viabilidade e benefícios finais, podem impactar os resultados desejados e introduzir mais custos. Por isso recomenda-se fazer um inventário das iniciativas existentes, definir critérios para sua estruturação e avaliação, que permita alinhamento com os objetivos estratégicos da empresa. E quando houver decisão para avançar com um determinado projeto, é preciso assegurar condições para minimizar as incertezas e maximizar a concretização do benefício esperado.

Enfim, faz parte da governança saudável definir projetos e assegurar consistentemente a realização dos priorizados, de forma a potencializar a geração de valor do negócio. Gestão de projetos e de mudanças não precisa acontecer apenas através de um Escritório de Projetos (PMO), deveria ser uma prática intencional e efetiva em todo negócio sustentável.